תכנון מפורט הנו בסיס לכל מהלך עסקי שיווקי יעיל אשר מצופה ממנו להניב את התוצאות הרצויות. העתיד לא ידוע ועל כן, בתהליך תכנון מפורט, ניתן להשיג את התוצאות אליהן כיוונתם. ממש לא נכון "להתנהל תוך כדי תנועה" ו/או להגיב ספונטאנית לכל אירוע. גאנט תוכן הוא כלי ניהולי רב עוצמה המאפשר למנהל/ים בקרה, שליטה, תזמון פעילויות ובקרה על כל מהלך מתוכנן. לכל מהלך / אירוע משמעותי ניתן להכין גם תרחישי אירוע לתגובה מהירה. בפירמות מתקדמות כל יחידה עסקית מנהלת תהליך תכנון מפורט ובהמשך מתזמנים את כלל הפעולות לכדי תבנית תכנון כוללת של כלל יחידות הפירמה. במאמר היום נדבר על גאנט תוכן ואיך עובדים עם גאנט כזה.
תרשים גאנט הוא כלי לניהול פרויקטים שמציג משימות על גבי ציר זמן באמצעות עמודות אופקיות. כל פס בתרשים מייצג משימה בודדת, ואורך הפס משקף את משך הזמן הנדרש להשלמתה. הכלי פותח בתחילת המאה ה-20 על ידי הנרי גאנט ומאפשר לראות בצורה ברורה את שלבי העבודה, מועדי ההתחלה והסיום, וההתקדמות הכוללת של הפרויקט.
מה זה גאנט תוכן?
גאנט תוכן הוא תרשים עמודות אופקי המציג את לוח הזמנים המתוכנן של פרויקט מסוים ואת המשימות או האירועים הקשורים בפרויקט זה לאורך הזמן. כל פס בתרשים גאנט מייצג משימה, בעוד שבדרך כלל התאריכים יוצגו בצורה אופקית. תרשימי גאנט משמשים כלוחות זמנים של הפרויקט מכיוון שהם אחת הדרכים השימושיות והקלאסיות ביותר להצגת פעילויות המוצגות ביחס לזמן. גאנט התוכן יכול להראות תלות במשימה וכיצד כל משימה מחוברת לתאריך ולמשימות נוספות. גאנט תוכן סטנדרטי מציג זמנים ומועדים, אבני דרך, משימות בפרטנות והתקדמות בפרויקט והוא גם שימושי לפישוט פרויקטים מורכבים וחלוקה שלהם למדדי KPI. ישנם חברות שעושות שימוש מורחב בגאנט התוכן שלהן ומשתדלות לציין בו כל דבר שקשור לפרויקט כולל ניהול המשאבים ועד תכנון הקמפיינים השיווקיים.
למה חשוב לבנות גאנט תוכן בתכנון מקדים?
גאנט תוכן פופולרי מאוד בקרב בעלי עסקים וחברות שמעדיפים לתכנן את העלאת התכנים שלהם גם עבור הצוות שמכין את התכנים וגם עבור החשיבה האסטרטגית הנכונה של העסק והחברה. ישנן סיבות רבות שמנהלי פרויקטים יבנו תרשים של גאנט תוכן לארגון הפרויקט. גאנטים כאלו מספקים לצוותים מספר יתרונות שמקלים על שיתוף הפעולה במשימות וקבלת עדכון על מה שקורה בעבודה על הפרויקטים. בואו נעבור על כמה מהיתרונות של שימוש בגאנט תוכן:
- גאנט תוכן עוזר לצוות להבין את דרך העבודה על ידי זיהוי של משימה ותלותה בזמן מסוים.
- מנהלי פרויקטים יכולים להקצות משאבים בצורה יעילה יותר על ידי צפייה בתאריך ההתחלה והסיום של כל משימה וזיהוי התגשויות וחפיפות במשימות.
- תרשימי גאנט מספקים לחברי הצוות ייצוג ברור וחזותי של הפרויקט ולוח הזמנים שלו, ועוזרים לכולם להבין במהירות את ציר הזמן הכולל.
- באמצעות גאנט תוכן ניתן לעקוב אחר ההתקדמות של משימות מרובות והשוואתם אל לוח הזמנים המתוכנן כדי לזהות עיכובים פוטנציאליים ולשפר את ניהול הזמן.
- מנהלי פרויקטים יכולים לזהות סיכונים פוטנציאליים על ידי צפייה בגאנט ובמעקב אחר הזמנים ולוודא שהבעיות טופלו.
- גאנט תוכן מקל על תקשורת עם חברי צוות, לקוחות ובעלי עניין נוספים מעורבים ומסייע בניהול ציפיות תוך מתן סקירה ברורה של התקדמות הפרויקט.
איך ליצור גאנט תוכן מותאם אישית לעסק
ראוי כי לוח התכנון המפורט יהיה גלוי לכל המנהלים וגם נכון לעשות בו שימוש לצורך דווח תקופתי (שבועי/חודשי/שנתי…) על עמידה במטרות/יעדי הפעילות. בהיבט הניהולי נכון כי כל מנהל יחידה עסקית יכין את פירוט פעילות יחידתו. לוח גאנט פותח לפני למעלה מ-100 שנים ע"י הנרי גאנט (Henry Gantt) והוא ניתן להתאמה כמעט בכל תחום פעילות עסקי.
מה צריך לכלול לוח התכנון?
לוח התכנון צריך לכלול כל פעילות המבוצעת במסגרת ההיערכות העסקית של הפירמה. לא צריך לפחד מפירוט הפעולות. ככל שתעשו שימוש בלוח התכנון תלמדו מה כדאי להכניס לתבנית התכנון ועל מה אפשר לוותר. לוח התכנון אשר הוכן על ידי כולל את כל חגי ישראל וימים לציון מיוחד. על אלו נכון להוסיף את כל ימי החופשה, ההיעדרות או ההדממה של פעילויות החברה. דוגמא סכמטית של תכנון פעילויות בתחום המכירות:
בצד ימין לכל חודש / תקופת תכנון יש להוסיף את פירוט הפעילויות, כמו לדוגמא:
- ביקורי לקוחות קיימים.
- מכירות ללקוחות קיימים.
- גיוס לקוחות חדשים.
- הכנסות (ברוטו / נטו).
- החזרות.
- הדרכה מקצועית ללקוחות.
- הדרכה מקצועית לאנשי מכירות.
- השקת מוצר חדש.
- מבצע קידום מכירות.
- קמפיין פרסומי בערוצים.
- תגובה לפעילות מתחרה.
- דוח חודשי/תקופתי.
- תערוכה בארץ.
- תערוכה בחו"ל.
בצד שמאל, בכל חודש תכנון יש להוסיף את תחומי האחריות:
המטלות (בסעיפים בצד הימני) תהיינה פועל יוצא של יחידת התכנון: שיווק, מכירות, פיתוח מוצרים, לוגיסטיקה, שירות וכ"ו. הטלת האחריות מחייבת בין היתר על דיווח בנוגע לביצוע ובכך הופך לוח התכנון לכלי דיווח אחיד לכלל מנהלי היחידות בחברה.
איך בונים גאנט: שבועי, חודשי ושנתי
כדי לבנות תרשים גאנט יעיל לניהול עבודה או לפעילות שיווקית, עקבו אחרי השלבים הבאים:
- רשימת משימות: פרקו את כל הפרויקט לחלקים קטנים וברורים, ורשמו כל פעולה שצריך לבצע מתחילת העבודה ועד לסיומה.
- הגדרת תאריכים: קבעו תאריך התחלה מדויק ותאריך יעד לסיום עבור כל משימה ברשימה.
- זיהוי תלות בין משימות: מפו אילו פעולות תלויות בהשלמת משימות קודמות ואילו פעולות יכולות להתבצע במקביל.
- הקצאת אחראים: הגדירו מי מבצע כל משימה בפועל כדי למנוע בלבול ולוודא אחריות אישית.
- קביעת אבני דרך: סמנו שלבי מפתח מהותיים בהתקדמות הפרויקט, שעוזרים להעריך אם אתם עומדים בלוח הזמנים.
- עדכון שוטף: לוח זמנים דורש מעקב רציף, ולכן הקפידו לעדכן סטטוס משימות ושינויים בתאריכים בכל פגישת צוות או שלב עבודה.
גאנט שבועי
לוח זמנים שבועי מתאים לניהול צוות ברזולוציה יומיומית וממוקדת. הוא יעיל במיוחד למעקב אחר משימות מהירות, תיקונים דחופים או עבודה על ניהול קמפיינים בפייסבוק, שבהם נדרשות התאמות ובדיקות לעיתים קרובות.
גאנט חודשי
גאנט חודשי מתאים לתיאום תוכניות עבודה תקופתיות, לתכנון פרסומים בערוצי הסושיאל ולבקרה על יעדי החודש. בעזרת לוח כזה תוכלו לוודא שכל אחד בצוות יודע מה עליו להגיש ומתי. אם אתם מעדיפים שמישהו ינהל את הפרסום והתוכן בשבילכם, תוכלו להיעזר בשירותי הפרסום והשיווק שלנו.
גאנט שנתי
גאנט שנתי נותן תמונה רחבה של הפעילות לאורך השנה, ומסייע בתכנון מהלכים גדולים ובהיערכות מוקדמת לחגים ולאירועים מרכזיים. פריסה ארוכת טווח עוזרת גם לזהות משימות שחוזרות על עצמן לאורך השנה. את התהליכים החוזרים האלה תוכלו לייעל באמצעות אוטומציה שיווקית מבוססת סוכנים.
באילו כלים בונים גאנט
אפשר לבנות לוח עבודה פשוט ונוח בגיליון אלקטרוני מוכר כמו אקסל או Google Sheets, על ידי הגדרת עמודות עבור שם המשימה, הגורם האחראי, תאריך ההתחלה ותאריך הסיום. לצורך ניהול פרויקטים מתקדמים יותר קיימת תוכנת Microsoft Project, שמציעה תצוגת תרשים גאנט מובנית המאפשרת לקשר משימות, לנהל משאבים ולעקוב אחר לוחות זמנים מורכבים.
לסיכום
גאנט תוכן זו דרך מעולה להגדיר מראש אלו סוגי תכנים אתם מתכננים לפרסם שבוע, חודש ולעיתים גם שנה קדימה וכך יש לכם את הנוחות להכין ולתזמן הכל מראש. עשו שימוש בצבעים גם ליחידות לוח הזמנים וגם לפעולות. שימוש בצבעים מקל מאד על מי שמביט ובוחן את הגאנט להעריך את הביצועים וההישגים שלכם. לוח הגאנט הניתן לכם כבסיס לתכנון בנוי על תוכנת אקסל המצויה כמעט בכל משרד ובכל מחשב. ניתן לעשות שימוש בבסיסי לוחות תכנון מתקדמים יותר (המחייבים רכישה) ואלו עשויים להציע מגוון אפשרויות (בעיקר ויזואליות), נוספות. במידה ואתם מעוניינים ביצירת גאנט אישי לחברה שלכם בתשלום מוזמנים לפנות ליוסי, כותב המאמר.
שאלות נפוצות על גאנט
מה זה גאנט?
תרשים גאנט הוא תרשים עמודות אופקי שפותח על ידי הנרי גאנט בתחילת המאה ה-20, ונועד להציג את משימות הפרויקט על גבי ציר זמן. כל פס מייצג משימה מסוימת, כאשר אורכו של הפס משקף את משך הזמן הנדרש להשלמתה.
מה ההבדל בין גאנט לגאנט תוכן?
גאנט רגיל מציג את כלל משימות הפרויקט, שלבי הביצוע והאחראים עליהן לאורך זמן. לעומת זאת, גאנט תוכן מתמקד באופן ייעודי בתכנון פרסומים, ומפרט אילו תכנים יפורסמו, באיזה ערוץ הפצה הם יעלו, מתי בדיוק ומי אמון על הפקתם.
איך מכינים גאנט באקסל?
יוצרים טבלה בגיליון אלקטרוני עם עמודות מוגדרות: שם המשימה, שם האחראי, תאריך התחלה ותאריך סיום. לאחר מכן מסדרים את התאריכים על ציר אופקי או צובעים את התאים הרלוונטיים כדי להציג את פריסת הזמנים של המשימות בצורה חזותית.
איפה מוצאים תבנית גאנט מוכנה?
בעמוד זה תוכלו למצוא קובץ אקסל להורדה ישירה שמכיל תבנית גאנט מוכנה לעבודה. הקובץ כולל מבנה נוח שאותו תוכלו לערוך ולהתאים בקלות לשנה הנוכחית ולצרכים שלכם.
על הכותב
יוסי בר-אל, מרצה בכיר (מנהל עסקים) ובעלים של חברה לתכנון עסקי אסטרטגי.
האתר שלי: www.integral.ms
