logo

077-9978050

מערכות לניהול עסקים קטנים וניהול משימות בארגון

לרוב העסקים הגדולים יש דרג ניהולי שדואג לכל הדברים התפעוליים של העסק. מתן שירותים ללקוחות בנוסף לניהול העסק היא הסיבה שהרבה בעלי עסקים קטנים מוצאים את עצמם מתמרנים בין כל המשימות ומתן שירות ולא משתלטים על הכל. מערכת לניהול לעסקים מורידה מהמעמסה  על ידי אוטומציות של משימות ומיילים, צמצום הזנת נתונים ומעקב אחר מידע חיוני.

יחד עם זאת, לא כל מערכת לניהול עסקים שתמצאו מתאימה בדיוק למה שהעסק שלכם צריך. המערכת שתצטרכו משתנה בהתאם לגודל העסק, מספר העובדים, כמות המשימות היומית, החודשית, השנתית ועוד. הצעד הראשון שאתם צריכים לעשות לפני בחירת מערכת לניהול עסקים הוא להבין אילו תכונות אתם מחפשים בתוכנת ניהול.

CRM

תוכנות נפוצים במערכות לניהול עסקים קטנים

הכנתי עבורכם רשימה של תכונות מרכזיות שבדרך כלל אמורות להיכלל בתוכנות לניהול עסקים שיש בשוק. ייתכן מאוד שבניהול העסק שלכם לא תצטרכו לעשות שימוש בכל התכונות. עברו על הרשימה וסמנו לכם את התכונות שהכי רלוונטיות עבורכם. לאחר מכן יהיה לכם קל יותר למצוא את תוכנת ניהול שמתאימה לעסק שלכם ומכילה תכונות אלו.

  • מערכת לקביעת פגישות / תורים ביומן
  • מערכת לניהול לקוחות (CRM)
  • מערכת הוצאת הצעות מחיר
  • מערכת להוצאת חשבוניות
  • מעקב הוצאות
  • שיווק בדואר אלקטרוני וב-SMS
  • אינטגרציה עם מערכות אחרות


התוכנה המושלמת עבור העסק שלכם צריכה להכיל את התכונות שרלוונטיים לכם מהרשימה למעלה. חשוב לזכור שאם לתוכנת ניהול יש את האפשרות לבצע אינטגרציה עם תוכנות אחרות אז גם אם היא לא מושלמת בעזרת האינטגרציה אפשר לחבר לה את הכלים שישלימו אותה. לפניכם שלוש מערכות לניהול עסקים קטנים הטובות ביותר שיש כיום.

3 מערכות לניהול עסקים קטנים

1. Vcita

סקירה

בכל מה שקשור לנוחות השימוש, קשה מאוד לנצח את Vcita. זו מערכת שיש בה כל מה שעסק קטן צריך, במיוחד עבור נותני שירות מסוגים שונים. באפשרות פגישות (Schedule) של Vcita לקוחות יכולים לקבוע פגישות דרך גוגל, פייסבוק או אתר האינטרנט עם לוח שנה שמראה את הזמינות. מערכת ניהול לקוחות מתקדמת עם הוספת קבצים והיסטוריית תשלומים של לקוחות מסייעת לבעלי עסקים לעקוב במדויק אחר כל לקוח ולקוח.

מי שרוצה לקחת את המערכת צעד אחד קדימה יכול לחבר ZOOM ולתזמן שליחת לינקים לפגישות זום באופן אוטומטי דרך המערכת. אחד הדברים שהכי חסרים ב-Vcita זה כלי לניהול מעקב הוצאות שנחשב מצרך חיוני בכל ניהול של עסק.

תכונות מובילות

  • מאפשרת ללקוחות לקבוע פגישה בלוח הזמנים שלכם
  • מערכת לניהול לקוחות עם פונקציונאליות רחבה
  • מערכת לניהול לקוחות עם אפשרות להוסיף קבצים והערות
  • אוטומציית חשבוניות וקבלות
  • אפשרויות שיווק במייל וב-SMS

     

יתרונות וחסרונות

Vcita היא מערכת חכמה לניהול עסקים שמתאימה לעסקים קטנים ובינוניים. היא קלה מאוד לשימוש ומאפשרת ניהול של צוותים או ניהול ברמה אישית. במערכת יש פורטל לקוחות שבו הלקוחות שלכם יכולים לקבוע איתכם פגישות או להעביר תשלום באופן עצמאי.

לצד היתרונות של Vcita היא לא מומלצת לעסקים גדולים ואין אפשרות לבצע מעקב וניטור של זמני העבודה של העובדים. בנוסף, בתוך המערכת אין אפשרות של מעקב הוצאות מה שיגרום לכך שתצטרכו להשתמש בתוכנה נוספת.

מחיר

במחיר של 19$ לחודש למשתמש תקבלו רישיון בסיסי ובתוספת 150$ תוכלו לקבל התקנה של המערכת (לא חובה בכלל וניתן לחבר גם לבד). בחבילת Business תשלמו 45$ לחודש עבור ותקבלו את ההתקנה בחינם ועוד מספר אפשרויות שיווק שאין בחבילה הבסיסית. בחבילת ה-Platinum תשלמו 75$ לחודש ותקבלו את כל האפשרויות המורחבות של Vcita כולל חיבור לזאפייר. כל המחירים של התוכנות מזנקים ברגע שבוחרים מספר חברי צוות שיעבדו על הפלטפורמה.

  • למערכת יש 14 ימי ניסיון או 30$ זיכוי למי שלא משתמש בימי הניסיון.
  • המערכת של Vcita מומלצת בעיקר לעסקים קטנים / בינוניים בסדר גודל של 2-20 עובדים.

2. HoneyBook

HoneyBook

סקירה

HoneyBook נוצרה בעיקר עבור פרילנסרים. זו פלטפורמה פשוטה לשימוש שמאפשרת חשבוניות, חוזים והצעות מחיר מותאמים אישית כולל אפשרות לחתימה דיגיטלית. במערכת ישנם כלים לניהול פרויקטים קטנים וכלי שבעזרתו ניתן לתאם ולקבוע בגישות בלוח שנה.

ל-HoneyBook יש מערכת לניהול לקוחות עם אפשרות להזנת פרטים, הערות וצירוף קבצים של הלקוחות. HoneyBook מציעה אינטגרציה לכלים נוספית שיש ברשותכם. אין יותר מדיי כלים לניהול צוותים במערכת אך יש אפשרות של הוספת חברי צוות.

תכונות מובילות

  • חשבוניות והצעות מחיר ממותגות עם אפשרות לחתימה דיגיטלית
  • סנכרון עם יומן Google
  • תבנית לחוזה עבודה עם אפשרות להתאמה אישית
  • תזכורת אוטומטיות לפגישות, מעקבים ופולואפים
  • תזכורת לביצוע משימות

יתרונות וחסרונות

המערכת של HoneyBook מתאימה במדויק לצרכים של פרילנסרים. ניתן להגיש ללקוחות הצעות מחיר ממותגות וחוזים דיגיטליים לחתימה. HoneyBook מסייעת בזרימת עבודה טובה עם כלים שונים שמייצריים אוטומציות עבורכם.

מצד שני, לצד התכונות החשובות שהיא מספקת ללקוחות, ל-HoneyBook יש מספר חסרונות בולטים. מבחינת מחיר היא הרבה יותר יקרה מהמתחרות שלה ואפשרויות של ניהול הלקוחות במערכת מאוד מוגבלות. בנוסף, המערכת מתאימה יותר לעסק שעושה שימוש בפרילנסרים מאשר עובדים In-House.

מחיר

למערכת של HoneyBook יש תוכנית התחלתית בעלות של 9$ לחודש, תכנית חודשית בעלות של 39$ לחודש ללא הגבלה במספר חברי הצוות ותכנית שנתית בעלות של 390$ שחוסכת עבורכם 17% במצטבר.

  • יש אפשרות לשבוע ניסיון עם המערכת לפני הרכישה.
  • המערכת מתאימה לצוותים של 1-5 ומיועדת בעיקר לעסקים שעובדים עם פרילנסרים.

3. Calendly

Calendly

סקירה

המערכת של Calendly היא מערכת ניהול לניהול היומן וקביעת תורים הפופולרית ביותר בקרב בעלי עסקים. היכולת שלה לבצע אינטגרציות עם למעלה מ-100 כלים ותוכנות הופכות אותה למערכת ניהול יומן מושלמת. לפני שמתחילים לעבוד על המערכת חשוב שתגדירו בעסק שלכם מה הצורך במערכת הזו ואיזה בעיות ייפתרו בעקבות השימוש בה.

למערכת של Calendly יש מסלול חינמי ללא הגבלת זמן המשמש בעיקר לקביעת פגישות או תורים שמתסנכרן בצורה מעולה עם היומנים של גוגל, אאוטלוק ו-iCloud. על מנת להנות מכל התכונות של המערכת אתם צריכים לרכוש מנוי מתקדם.

תכונות מובילות

  • אוטומציות בפולואפים ללידים
  • אינטגרציה לפייפאל לגביית תשלומים בצורה אוטומטית
  • אפשרות לתזמן ישיבות צוות ופגישות רבות משתתפים
  • מעקב מתקדם אחר חברי צוות
  • התראות מותאמות אישית לכל חבר צוות.

יתרונות וחסרונות

במערכת של Calendly יש גרסה חינמית שמספיקה להמון בעלי עסקים, לפחות בתחילת הדרך שלהם. יש יותר מ-100 אפשרויות אינטגרציה לתוכנות וכלים שונים. אחד מהיתרונות המרכזיים של Calendly זו אפשרות השימוש בו דרך הנייד, ככה שניתן לנהל את העסק ואת הצוות מהסלולרי. 

יחד עם זאת, ב-Calendly חלק מהתכונות והאינטגרציות לכלים הנחוצים לניהול עסק חסומות וניתן להשתמש בהם רק בתוכניות מתקדמות ולא בתוכנית החינמית. אם תרצו לעבוד עם מספר גבוה של אנשי צוות אז עלות המערכת תהיה יקרה משמעותית, לכן היא מתאימה לעסקים קטנים או בינוניים. צ'אט שירות לקוחות זמין רק בחבילות מתקדמות.

מחיר

ל-Calendly יש 5 חבילות שונות: הראשונה היא חבילה התחלתית בחינם, המשמשת בעיקר לניהול תורים וזימון פגישות. החבילה היסודית היא בעלות 8$ חודשי למשתמש. החבילה המקצועית תעלה לכם 12$ חודשי למשתמש, חבילה שמיועדת לצוותים תעלה לכם 16$ חודשי למשתמש. החבילה האחרונה היא חבילה מותאמת אישית ש-Calendly בונה במיוחד לעסקים גדולים.

  • Calendly היא מערכת שמתאימה לעסקים בכל סוגי הגדלים.

סיכום

כאשר אתם מחפשים מערכת לניהול העסק שלכם, לא קל בכלל למצוא את המערכת שמתאימה לכם במדויק. רוב בעלי עסקים שאין להם ידע טכני יעדיפו להשתמש במערכות ידידותיות וקלות לשימוש ואפילו יעדיפו אותם על מערכות עם המון תוכנות מורכבות, טובים ככל שיהיו. למערכות הניהול שסקרנו במאמר יש אפשרות של ניסיון בחינם לפני השימוש מה שמאפשר לכם לבדוק אם אלו באמת המערכות שמתאימות לכם. במידה ואתם מחפשים רק פתרון של ניהול יומן וקביעת פגישות אוטומטיות אני אישית ממליץ בחום על Calendly. במידה ואתם מחפשים מערכת יותר מורכבת שכוללת גם ניהול לקוחות, מעקב אחרי תשלומים, ודיוור דרך המערכת אני ממליץ להשתמש ב-VCITA. העלות הנמוכה של התוכנות מתגמדת לעומת היתרון הניהול הרב שהן מציאות לכם.

על הכותב

דביר נעמן, בן 26, יזם בנשמה, אוהב אתרי איקומרס ומתמחה בקידום אתרים.

דביר נעמן

פוסטים נוספים: